Andreas Österberg(M) initierade arbetet med denna motion som i princip går ut på att kommunen kan effektivisera (spara in pengar), bli mer miljövänligt och mer demokratiskt genom att pappershanteringen för kommunens 100+ politiker ersätts med pekplattor (tänk Ipad) och alla dokument i elektronisk form. Vi vill med denna motion visa på hur man kan vara klimatsmart, ekonomiskt hållbara och demokratiserande på samma gång.
Vi vill ha ett dynamiskt och modernt arbetssätt mellan oss politiker, men minst lika mycket med kommunens medborgare på ett sätt som passar 2000-talet. Se texten nedan. Motionen kommer upp på nästa kommunfullmäktige och förhoppningsvis kan det komma med i årets strategiska plan. Borde gå hem hos majoriteten eftersom det dessutom kan ge mer pengar över åt deras andra projekt.
Motion om att digitalisera och därmed effektivisera dokumenthanteringen för den politiska organisationen i Sala kommun
Under 1980 - 90-tal pågick det en diskussion inom teknikvärlden om det pappersfria kontoret, vilket innebar att tekniken skulle utvecklas till den grad att pappersanvändningen skulle minska och i princip upphöra, även i resten av samhället . Hittills har denna förhoppning inte infriats. Utvecklingen går dock framåt och ny teknik ökar potentialen för förbättringar.
En lösning är idag så kallade pekplattor (exempelvis: Ipad). De är platta, bärbara datorer som i princip består av en skärm som styrs med s.k touchscreen. De har ett intuitivt och användarvänligt gränssnitt samt erbjuder en möjlighet att låta organisationer så som skolor, företag, politiska organ etc att bygga/programmera egna system/program som i folkmun benämns som ”apps” eller i dess egentliga form, applikation .
I Sala kommun finns det idag uppskattningsvis cirka 116 personer som har politiskt förtroendeuppdrag inom den del av den politiska organisationen som har en löpande verksamhet . Det avser följande organ: Kommunfullmäktige (KF), Kommunstyrelsen (KS) med KS arbetsutskott (AU), Tekniska nämnden (TKN), Kultur och fritidsnämnden (KFN), Bygg och miljönämnden (BMN), Vård och omsorgsnämnden (VON), Utbildning och arbetsmarknadsnämnden (UAN), Skolnämnden (SKN) samt revisionen . Inför varje sammanträde med respektive organ trycks det upp och skickas ut handlingar med post till de förtroendevalda.
Totalt så kostade under perioden 2006 – 2010 ovan redovisade politiska organs i kommunens dokumenthantering cirka 1.6 mkr. Här nedan följer en redovisning för respektive organ samt för respektive år under ovan angiven period
(Belopp avser tkr)
Organ KF KSAU TKN KFN BMN VON
Period
2006 103 179 11,4 17,8 14,2 10,6
2007 168 172 11,3 12,6 16,4 8,9
2008 120 109 11,6 7,8 13,4 8,3
2009 94 106 11,2 2,8 11,8 9,2
2010 83 79 9,1 0,1 14,3 7,2
Summa 568 645 54,6 41,1 70,3 44,2
Organ UAN SKN Rev
Period
2006 0 30 Inga data finns redovisade
2007 24,6 52
2008 14,6 18
2009 17,5 13
2010 10,1 12
Summa 66,8 125
Källa
Total kostnad för samtliga organ i tkr: 1614,9
En pekplatta kostar cirka 5000 kronor beroende på vilken variant man väljer. Det är dock en ren teknisk fråga. Som det tidigare i motionen redogjordes så har Sala Kommun idag uppskattningsvis cirka 116 förtroendevalda som är verksamma inom de löpande verksamheterna i olika befattningar och omfattningar. Att ge varje förtroende vald som är verksam inom den löpande verksamheten möjlighet att få en pekplatta som arbetsredskap skulle innebära en kostnad för kommunen på uppskattningsvis cirka 600 tkr.
Det innebär att Sala kommun tjänar cirka en miljon kronor på att implementera pekplattor som arbetsredskap enligt vår kalkyl. Det kommer tillkomma kostnader som är relaterade till tekniska aspekter i samband med implementeringsprocessen, men klart är att effektiviseringen kommer innebära vinster både för kommunen och för den demokratiska processen.
Miljömässigt är ett sådant här agerande något som helt går i linje med Sala Ekokommun, vilket innebär att kommunens högsta politiska organ, kommunfullmäktige, beslutat att kommunen långsiktigt och målmedvetet ska arbeta i riktning mot ett hållbart samhälle . För fullmäktiges kännedom bör det också nämnas att flera kommuner har påbörjat att införa liknande tekniska lösningar. ’
I Arboga behandlade fullmäktige i december 2010 en motion om att införa pekplattor som nytt arbetsredskap och i tidningen, Dagens Samhälle, rapporterades det om att flera andra kommuner hade börjat testa liknande tekniska lösningar för att minska på pappersförbrukningen .
Vi är av den uppfattningen att det finns både miljömässiga och ekonomiska fördelar för Sala kommun att ersätta mycket av pappershanteringen i det politiska arbetet med pekplattor.
Med anledning av ovanstående redogörelse yrkar vi fullmäktige besluta att åt kommunstyrelsen uppdra
Att erbjuda och förse de förtroendevalda inom de av motionen redovisade politiska organen med pekplattor
Att producera applikationer som ämnar till att underlättar hanteringen av dokument och handlingar för de förtroendevalda i deras politiska arbete
Att inventera kommunens samtliga sammanträdesrum med avsikt att skapa en internetåtkomst för de förtroendevalda som integrerats med de nya pekplattorna.
Att alla handlingar skall sparas i elektroniskt format och inte skannas in i efterhand.
Andreas Johan E Österberg, (M)
Mikael Jonsson, (C)
Anders Westin, (C)
Gustaf Eriksson, (C)
